Tiếng Anh Thương Mại Trong Email: Hướng Dẫn Toàn Diện Cho Người Đi Làm 2024

Trong thời đại số hóa, email đã trở thành phương tiện giao tiếp chính trong môi trường kinh doanh quốc tế. Theo khảo sát mới nhất, 86% chuyên gia kinh doanh cho rằng kỹ năng viết email chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công trong công việc, bài viết sau đây sẽ giúp bạn cải thiện khả năng viết email trong tiếng Anh thương mại.

1. Tầm quan trọng của email trong giao tiếp thương mại quốc tế

1.1 Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác nước ngoài

• Email là "bộ mặt" đầu tiên của bạn và doanh nghiệp trong giao tiếp quốc tế
• Một email được viết tốt thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng và năng lực của người gửi
• Email chuẩn mực giúp xây dựng uy tín và tin cậy trong quan hệ kinh doanh
• Đối tác đánh giá cao những người có khả năng giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp

1.2 Tránh hiểu nhầm trong giao tiếp

• Email tiếng Anh không chuẩn có thể dẫn đến hiểu sai thông điệp
• Sai sót trong email có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng trong kinh doanh
• Thành thạo email giúp truyền đạt chính xác ý định và mong muốn
• Giảm thiểu thời gian làm rõ và giải thích do hiểu nhầm

1.3 Nâng cao hiệu quả công việc

• Giao tiếp email hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực
• Tăng tốc độ xử lý công việc và ra quyết định
• Dễ dàng theo dõi và quản lý các trao đổi quan trọng
• Tạo nền tảng cho việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

1.4 Mở rộng cơ hội nghề nghiệp

• Kỹ năng email tiếng Anh tốt là lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng
• Nhiều vị trí yêu cầu giao tiếp thường xuyên với đối tác quốc tế
• Tăng khả năng thăng tiến trong công việc
• Mở ra cơ hội làm việc trong môi trường đa quốc gia

2. Cấu trúc chuẩn của một email tiếng Anh thương mại

2.1 Subject line (Tiêu đề)

• Ngắn gọn, súc tích: Tối đa khoảng 50 ký tự để đảm bảo người nhận dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.
• Nêu rõ mục đích email: Tránh các tiêu đề chung chung như "Regarding your inquiry" mà hãy đi thẳng vào vấn đề.
• Ví dụ:
• Yêu cầu thông tin: "Request for Information on Product X"
• Xác nhận đơn hàng: "Order Confirmation #1234"
• Mời tham dự sự kiện: "Invitation to the Annual Sales Conference"

2.2 Lời chào (Salutation)

• Chọn cách xưng hô phù hợp: Tùy thuộc vào mối quan hệ với người nhận và mức độ trang trọng của email.
• Formal: "Dear Mr./Ms. [Họ]" (sử dụng khi bạn chưa quen biết hoặc muốn thể hiện sự tôn trọng cao)
• Semi-formal: "Dear [Tên]" (sử dụng khi bạn đã quen biết ở mức độ nhất định)
• Informal: "Hi [Tên]" (sử dụng khi bạn rất thân thiết với người nhận)
• Lưu ý: Nếu không biết tên người nhận, có thể dùng "Dear Sir/Madam" hoặc "To whom it may concern".

2.3 Phần mở đầu (Opening)

• Giới thiệu bản thân: Chỉ cần giới thiệu ngắn gọn nếu người nhận chưa biết bạn.
• Ví dụ: "I am [Tên của bạn], a [Chức vụ của bạn] at [Công ty của bạn]."
• Nêu lý do viết email: Trình bày rõ ràng và ngắn gọn mục tiêu của email.
• Ví dụ: "I am writing to inquire about..." hoặc "I am following up on our previous conversation about..."
• Tham chiếu email/cuộc trao đổi trước: Nếu có, hãy nhắc lại để người nhận dễ dàng nắm bắt nội dung.

2.4 Nội dung chính (Body)

• Trình bày rõ ràng, mạch lạc: Chia nội dung thành các đoạn ngắn, mỗi đoạn chỉ tập trung vào một ý chính.
• Sử dụng bullet points: Khi cần liệt kê nhiều thông tin, sử dụng bullet points để tăng tính trực quan.
• Dùng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu: Tránh sử dụng những từ ngữ quá chuyên ngành hoặc phức tạp.

2.5 Kết thúc (Closing)

• Tóm tắt nội dung chính: Nếu email dài, hãy tóm tắt lại những điểm quan trọng nhất.
• Nêu rõ hành động tiếp theo: Cho biết bạn mong muốn người nhận làm gì tiếp theo (ví dụ: trả lời email, tham dự cuộc họp, gửi tài liệu).
• Lời cảm ơn và chào kết:
• Formal: "Thank you for your time and consideration. Sincerely,"
• Semi-formal: "Thanks for your help. Best regards,"
• Informal: "Thanks, and let me know if you have any questions. Best,"

3. Các mẫu câu thông dụng trong email tiếng Anh thương mại

3.1 Mở đầu email

• Chào hỏi:
• "I hope this email finds you well." (Chúc bạn khỏe mạnh)
• "Thank you for your email dated [date]." (Cảm ơn vì email ngày...)
• Giới thiệu mục tiêu:
• "I am writing to enquire about..." (Tôi viết email để hỏi về...)
• "Following our conversation earlier..." (Tiếp theo cuộc trò chuyện trước đó của chúng ta...)

3.2 Trình bày mục đích

• Yêu cầu:
• "I would like to request..." (Tôi muốn yêu cầu...)
• Thông báo:
• "I am writing to inform you that..." (Tôi viết email để thông báo cho bạn rằng...)
• Tham khảo:
• "With reference to..." (Tham khảo về...)
• Tiếp tục thảo luận:
• "Regarding our previous discussion..." (Liên quan đến cuộc thảo luận trước đó của chúng ta...)

3.3 Kết thúc email

• Mong chờ phản hồi:
  
  
• "I look forward to hearing from you." (Tôi mong chờ nhận được phản hồi từ bạn.)
• Đề nghị hỗ trợ:
  
  
• "Please let me know if you need any further information." (Vui lòng cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.)
• Biểu thị cảm ơn:
  
  
• "Thank you for your consideration." (Cảm ơn sự quan tâm của bạn.)
• Chào kết:
  
  
• "Best regards/Kind regards" (Trân trọng)

4. Tips viết email chuyên nghiệp và hiệu quả

4.1 Ngôn ngữ và tone giọng

• Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp:
• Tránh dùng các từ ngữ quá thân mật hoặc slang.
• Sử dụng các cụm từ như "I would like to", "I would appreciate it if", "Thank you for your time".
• Tránh từ ngữ phức tạp không cần thiết:
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu để đảm bảo mọi người đều có thể hiểu được thông điệp của bạn.
• Giữ giọng điệu tích cực:
• Ngôn ngữ tích cực giúp tạo ấn tượng tốt và khuyến khích sự hợp tác.
• Ví dụ: thay vì nói "I cannot do this", hãy nói "I will try my best to find a solution".

4.2 Định dạng và trình bày

• Sử dụng font chữ standard: Arial, Calibri là những lựa chọn phổ biến và dễ đọc.
• Căn lề đều đặn: Giúp email trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
• Khoảng cách đoạn văn phù hợp: Dễ dàng cho người đọc theo dõi nội dung.
• Sử dụng bullet points hoặc numbering: Khi cần liệt kê nhiều thông tin, việc sử dụng bullet points hoặc numbering sẽ giúp thông tin trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn.
• Đảm bảo độ tương thích: Email của bạn cần hiển thị đúng trên các loại thiết bị khác nhau (điện thoại, máy tính bảng).

4.3 Kiểm tra trước khi gửi

• Chính tả và ngữ pháp: Sử dụng các công cụ kiểm tra ngữ pháp để đảm bảo email không có lỗi.
• Đính kèm file: Kiểm tra lại tên file và định dạng file trước khi gửi.
• Địa chỉ người nhận chính xác: Kiểm tra kỹ địa chỉ email của người nhận để tránh gửi nhầm.
• Tiêu đề email: Tiêu đề nên ngắn gọn, súc tích và phản ánh chính xác nội dung email.

4.4 Các tips bổ sung

• Cá nhân hóa email: Gọi tên người nhận và tham khảo các cuộc trao đổi trước đó sẽ giúp email trở nên gần gũi và chuyên nghiệp hơn.
• Tôn trọng thời gian của người nhận: Tránh viết email quá dài và đi thẳng vào vấn đề chính.
• Đọc lại email trước khi gửi: Điều này giúp bạn kiểm tra lại nội dung và đảm bảo rằng email đã truyền đạt được thông điệp một cách hiệu quả.
• Theo dõi email: Sau khi gửi email, bạn nên theo dõi để xem người nhận đã đọc email chưa và có phản hồi gì không.

5. Các lỗi thường gặp và cách tránh

5.1 Lỗi ngữ pháp phổ biến

• Sai thì động từ:
• Ví dụ: "I am going to attend the meeting yesterday." (sai) -> "I attended the meeting yesterday." (đúng)
• Cách tránh: Cần xác định rõ thời gian diễn ra hành động để sử dụng thì động từ phù hợp.
• Thiếu mạo từ:
• Ví dụ: "I bought car." (sai) -> "I bought a car." (đúng)
• Cách tránh: Sử dụng mạo từ a/an/the đúng cách để xác định danh từ.
• Sử dụng giới từ không đúng:
• Ví dụ: "I am interested on this project." (sai) -> "I am interested in this project." (đúng)
• Cách tránh: Tìm hiểu kỹ về cách sử dụng các giới từ khác nhau và ngữ cảnh sử dụng.

5.2 Lỗi về phong cách

• Quá thân mật hoặc quá cứng nhắc:
• Quá thân mật: Sử dụng những từ ngữ quá thân mật, không phù hợp với môi trường làm việc.
• Quá cứng nhắc: Ngôn ngữ quá khô khan, thiếu sự linh hoạt.
• Cách tránh: Điều chỉnh tone giọng phù hợp với từng đối tượng và mục đích của email.
• Dùng từ ngữ không phù hợp:
• Ví dụ: Sử dụng từ ngữ quá hẹp, chuyên ngành mà người nhận không hiểu.
• Cách tránh: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng những từ ngữ quá bóng bẩy hoặc hoa mỹ.
• Email quá dài dòng:
• Cách tránh: Tóm tắt nội dung chính, sử dụng bullet points hoặc numbering để trình bày thông tin một cách rõ ràng, súc tích.

5.3 Các lỗi khác

• Sai địa chỉ email: Kiểm tra kỹ địa chỉ email của người nhận trước khi gửi.
• Đính kèm file sai: Kiểm tra lại tên file và định dạng file trước khi gửi.
• Không có tiêu đề hoặc tiêu đề quá chung chung: Tiêu đề nên ngắn gọn, súc tích và phản ánh chính xác nội dung email.
• Sử dụng quá nhiều dấu chấm than hoặc viết hoa toàn bộ: Điều này có thể gây ra sự khó chịu cho người nhận.
• Không đáp ứng yêu cầu của người gửi: Đọc kỹ email của người gửi và trả lời đầy đủ các câu hỏi.

5.4 Cách khắc phục

• Sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp: Có nhiều công cụ trực tuyến và phần mềm hỗ trợ kiểm tra ngữ pháp và chính tả.
• Tra cứu từ điển: Khi không chắc chắn về nghĩa của một từ, hãy tra cứu từ điển.
• Đọc lại email trước khi gửi: Dành một chút thời gian để đọc lại email và kiểm tra xem có lỗi gì không.
• Xin ý kiến người khác: Nếu bạn không tự tin về khả năng viết email của mình, hãy nhờ đồng nghiệp hoặc bạn bè xem giúp.

Ví dụ:

• Sai: "I want to go to meeting."
• Đúng: "I would like to attend the meeting."

Kết luận

Thành thạo kỹ năng viết email tiếng Anh thương mại là yếu tố quan trọng trong môi trường kinh doanh quốc tế hiện nay. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc cơ bản và thực hành thường xuyên, bạn có thể nâng cao khả năng giao tiếp chuyên nghiệp của mình.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 1800 2098
• Website: ames.edu.vn
• Fanpage: Anh ngữ AMES